Estão a ser tomadas medidas de proteção contra o coronavírus. O mesmo deve ser feito com as ferramentas de comunicação e de colaboração.

O uso da comunicação e colaboração através do vídeo cresceu exponencialmente e fez com que nos adaptássemos a uma nova maneira de teletrabalho por causa do COVID-19. O número de empresas e utilizadores que estão a instalar soluções de videoconferência cresceu de maneira muito significativa e necessária. Mas a urgência em descarregar softwares e aplicações e para ficar conectado com os colegas de trabalho, clientes, amigos, familiares etc; pode ter consequências negativas ao não serem cumpridos os níveis de verificação necessários do software utilizado.

Para tornar este novo cenário seguro e confiável, a Lifesize publica várias práticas que devem ser tidas em conta por todos os participantes para proteger os seus dados e as informações confidenciais.

Para utilizadores:

• Configure e confirme a reunião. Recomenda-se confirmar a configurar com antecedência para não encontrar surpresas inesperadas; teste o áudio e o vídeo antes da chamada para garantir que ambos funcionam corretamente.
• Conheça a ferramenta. Não precisa de ser um especialista da noite para o dia, mas pelo menos precisa de saber operar os botões para silenciar o microfone, desligar a câmara ou sair da reunião. Algumas ferramentas de videoconferência também exigem que se faça o download do software antes da reunião. É aconselhável fazê-lo com antecedência para evitar que perca de tempo no último minuto.
• Tenha cuidado ao partilhar a tela. Verifique se não há detalhes sensíveis da reunião ou informações de contato pessoais visíveis. É importante evitar qualquer problema de privacidade ou expor os dados do utilizador, pois pode ser um erro inocente, mas com sérias repercussões.
• O moderador deve ser quem gere os convites. Recomenda-se que o moderador envie os convites aos participantes, em vez de cada um partilhar com seus contatos. Desta forma, pode ser monitorizado quem está as participar e em que termos, além de evitar participantes ou situações inesperadas.

Para organizadores e moderadores:

• Não partilhe publicamente o link da videoconferência. Para garantir que não cai nas mãos erradas, o link deve ser distribuído apenas para as pessoas que precisam de saber e apenas por meios privados, como email ou mensagem direta.
• Solicite um código de acesso. É importante ter um sistema de proteção adicional que estabeleça um código de acesso para garantir um bom nível de privacidade.
• Papel do moderador. A sua presença é vital para liderar a reunião e ser capaz de agir quando necessário (interromper o som quando necessário, expulsar um participante, bloquear a reunião etc.).

Qual fornecedor escolher?

• Escolha o que melhor atender às suas necessidades. Não é preciso ser o primeiro que aparece na pesquisa online. Seria melhor tentar vários, mas, acima de tudo, é vital ter alguém comprometido com a segurança, com experiência e boa reputação na proteção dos dados e da privacidade dos seus clientes.
• Valorizar o streaming. A videoconferência tem um objetivo específico: comunicação bidirecional em tempo real e troca de informações entre moderadores e participantes. Se simplesmente deseja fazer uma apresentação unidirecional, também pode considerar a possibilidade de usar uma ferramenta de streaming. Isso limitaria a possibilidade de agentes externos interromperem a mensagem e a apresentação, especialmente em reuniões com um grande número de participantes.
• Priorize as políticas de encriptação e de privacidade comercial. Dado o aumento dos ataques cibernéticos, recomenda-se aprimorar a privacidade e a segurança dos dados. Os fornecedores normalmente publicam suas políticas nas suas páginas web. O que se segue deve ser levado em consideração:

1. O fornecedor declara explicitamente quais dados recolhe e como os protege?
2. O fornecedor especifica quanto tempo os dados são retidos e com que finalidade?

De acordo com Juan Aracil, Country Manager da Lifesize Iberia, “estamos a ver os problemas de segurança e privacidade que algumas empresas e utilizadores estão a enfrentar ao usar as novas contas ou plataformas de videoconferência .A inscrição num serviço de videoconferência é relativamente rápida e fácil, mas ainda há uma curva de aprendizagem para os milhões de pessoas novas e pouco acostumadas a esta forma de comunicação, principalmente quando se trata de proteger informações pessoais ou sensíveis. Estamos todos a tomar medidas para manter a nossa segurança, a da nossa família e amigos durante o coronavírus. Mas também é importante que façamos o mesmo com as ferramentas de comunicação».

As falhas na utilização da videoconferência podem ser atribuídas aos utilizadores, mas também se devem a falhas no serviço que está a ser usado e aos compromissos assumidos pelo próprio fornecedor. O modo como a tecnologia é encriptada, empacotada e implantada tem um impacto significativo na segurança dos dados e na privacidade das conversas dos participantes das reuniões. Também é necessário destacar o nível de transparência que um fornecedor mantém em relação à sua oferta e os termos em são geridas as comunicações e a propriedade intelectual.